Datenschutz Leitlinie SVO
Datenschutzleitlinie des Schützenvereins Obrighoven
I Zielsetzung
Der Schützenverein-Obrighoven verpflichtet sich im Rahmen seiner gesellschaftlichen Verantwortung zur Einhaltung von Datenschutzrechten. Diese Datenschutzleitlinie gilt für den Schützenverein-Obrighoven in Bezug auf die Grundprinzipien zum Datenschutz. Die Wahrung des Datenschutzes ist eine Basis für vertrauensvolle Zusammenarbeit für den Schützenverein-Obrighoven als Verein gegenüber seinen Mitgliedern, Förderern, Gästen und Kunden. Die Datenschutzleitlinie schafft eine der notwendigen Rahmenbedingungen für die Datenübermittlungen zwischen dem Schützenverein-Obrighoven und Mitgliedern, Einheiten, sowie sonstigen Geschäftspartnern. Sie gewährleistet das von der Europäischen Datenschutzleitlinie und den nationalen Gesetzen verlangte angemessene Datenschutzniveau.
II. Geltungsbereich
Diese Datenschutzleitlinie gilt für den Schützenverein-Obrighoven. Die Datenschutzleitlinie erstreckt sich auf sämtliche Verarbeitungen personenbezogener Daten. Anonymisierte Daten, z.B. für statistische Auswertungen oder Untersuchungen, unterliegen nicht dieser Datenschutzleitlinie. Die aktuellste Version der Datenschutzleitlinie kann unter den Datenschutzhinweisen auf der Internetseite der Schützenverein-Obrighoven, „https://schuetzenverein-obrighoven.de“ abgerufen werden.
III. Geltung staatlichen Rechts
Diese Datenschutzleitlinie beinhaltet die europäische Datenschutzgrundverordnung, ohne dass bestehendes staatliches Recht ersetzt wird. Sie ergänzt das jeweilige nationale Datenschutzrecht.
IV. Prinzipien für die V Datenschutzleitlinie
1. Rechtmäßigkeit
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten müssen die Persönlichkeitsrechte des Betroffenen gewahrt werden. Personenbezogene Daten müssen auf rechtmäßige Weise erhoben und verarbeitet werden.
2. Zweckbindung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten darf lediglich für die Zwecke verfolgen, die vor der Erhebung der Daten festgelegt wurden. Nachträgliche Änderungen der Zwecke sind nur eingeschränkt möglich und bedürfen einer Rechtfertigung.
3. Transparenz
Der Betroffene muss über den Umgang mit seinen Daten informiert werden. Grundsätzlich sind personenbezogene Daten bei dem Betroffenen selbst zu erheben. Bei Erhebung der Daten muss der Betroffene mindestens Folgendes erkennen können oder entsprechend informiert werden über:
- Die Identität der verantwortlichen Stelle •
- Den Zweck der Datenverarbeitung •
- Dritte oder Kategorien von Dritten, an die die Daten gegebenenfalls übermittelt werden •
4. Datenvermeidung und Datensparsamkeit
Vor einer Verarbeitung personenbezogener Daten muss geprüft werden, ob und in welchem Umfang diese notwendig sind, um den mit der Verarbeitung angestrebten Zweck zu erreichen. Personenbezogene Daten dürfen nicht auf Vorrat für potentielle zukünftige Zwecke gespeichert werden, es sei denn, dies ist durch staatliches Recht vorgeschrieben oder erlaubt.
5. Löschung
Personenbezogene Daten, die nach Ablauf von gesetzlichen oder Vereinsinternen Aufbewahrungsfristen nicht mehr erforderlich sind, müssen gelöscht werden. Bestehen im Einzelfall Anhaltspunkte für schutzwürdige Interessen dieser Daten, müssen die Daten gespeichert bleiben, bis das schutzwürdige Interesse rechtlich geklärt wurde bzw. durch den Schützenverein-Obrighoven geprüft werden konnte.
6. Sachliche Richtigkeit und Datenaktualität
Personenbezogene Daten sind richtig, vollständig und – soweit erforderlich – auf dem aktuellen Stand zu speichern. Es sind angemessene Maßnahmen zu treffen, um sicherzustellen, dass nicht zutreffende, unvollständige oder veraltete Daten gelöscht, berichtigt, ergänzt oder aktualisiert werden.
7. Vertraulichkeit und Datensicherheit
Für personenbezogene Daten gilt das Datengeheimnis. Sie müssen im persönlichen Umgang vertraulich behandelt werden und durch angemessene organisatorische und technische Maßnahmen gegen unberechtigten Zugriff, unrechtmäßige Verarbeitung oder Weitergabe, sowie versehentlichen Verlust, Veränderung oder Zerstörung gesichert werden.
V. Zulässigkeit der Datenverarbeitung
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn einer der nachfolgenden Erlaubnistatbestände vorliegt. Ein solcher Erlaubnistatbestand ist auch dann erforderlich, wenn der Zweck für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten gegenüber der ursprünglichen Zweckbestimmung geändert werden soll.
1. Mitglieder-, Interessenten- und Partnerdaten
a) Datenverarbeitung bei Anbahnung, Abschluss und Vertragskündigung
Personenbezogene Daten der betroffenen Mitglieder, Kunden oder Partner dürfen zur Begründung, zur Durchführung und zur Beendigung eines Vertrages verarbeitet werden. Dies umfasst auch die Betreuung des Vertragspartners, sofern dies im Zusammenhang mit dem Vertragszweck steht. Im Vorfeld eines Vertrages – also in der Vertragsanbahnungsphase – ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Erstellung von Angeboten, der Vorbereitung von Kaufanträgen oder zur Erfüllung sonstiger auf einen Vertragsabschluss gerichteter Wünsche des Interessenten erlaubt. Interessenten dürfen während der Vertragsanbahnung unter Verwendung der Daten kontaktiert werden, die sie mitgeteilt haben. Eventuell vom Interessenten geäußerte Einschränkungen sind zu beachten.
b) Einwilligung in die Datenverarbeitung
Eine Datenverarbeitung kann aufgrund einer Einwilligung des Betroffenen stattfinden. Vor der Einwilligung muss der Betroffene gemäß IV.3. dieser Datenschutzleitlinie informiert werden. Die Einwilligungserklärung ist aus Beweisgründen grundsätzlich schriftlich oder elektronisch einzuholen. Unter Umständen, z.B. bei telefonischer Beratung, kann die Einwilligung auch mündlich erteilt werden. Ihre Erteilung sollte von 2 Personen dokumentiert werden.
c) Datenverarbeitung aufgrund gesetzlicher Erlaubnis
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist auch dann zulässig, wenn staatliche Rechtsvorschriften die Datenverarbeitung verlangen, voraussetzen oder gestatten. Die Art und der Umfang der Datenverarbeitung müssen für die gesetzlich zulässige Datenverarbeitung erforderlich sein und richten sich nach diesen Rechtsvorschriften.
d) Datenverarbeitung aufgrund berechtigten Interesses
Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann auch erfolgen, wenn dies zur Verwirklichung des berechtigten Interesses des Schützenverein-Obrighoven erforderlich ist. (Nutzung als Mittel für die Erfüllung eigener Geschäftszwecke z.Bsp. Mitgliederstammdaten ) Berechtigte Interessen sind in der Regel rechtliche (.B. Durchsetzung von offenen Forderungen) oder wirtschaftliche (z.B. Vermeidung von Vertragsstörungen) Tatbestände. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten aufgrund eines berechtigten Interesses darf nicht erfolgen, wenn es im Einzelfall einen Anhaltspunkt dafür gibt, dass schutzwürdige Interessen des Betroffenen das Interesse an der Verarbeitung überwiegen. Die schutzwürdigen Interessen sind für jede Verarbeitung zu prüfen.
e) Verarbeitung besonders schutzwürdiger Daten
Die Verarbeitung besonders schutzwürdiger personenbezogener Daten darf nur erfolgen, wenn dies gesetzlich erforderlich ist oder der Betroffene ausdrücklich eingewilligt hat. Die Verarbeitung dieser Daten ist auch dann zulässig, wenn sie zwingend notwendig ist, um rechtliche Ansprüche gegenüber dem Betroffenen geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen. Wird die Verarbeitung besonders schutzwürdiger Daten geplant, ist der Beauftragte für den Datenschutz im Vorfeld zu informieren.
f) Nutzerdaten und Internet
Wenn auf Webseiten oder in Apps personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden, sind die Betroffenen hierüber in Datenschutzhinweisen und ggf. Hinweisen zu informieren. Die Datenschutzhinweise und ggf. Cookie-Hinweise sind so zu integrieren, dass diese für die Betroffenen leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind. Werden zur Auswertung des Nutzungsverhaltens von Webseiten und Apps Nutzungsprofile erstellt (Tracking), so müssen die Betroffenen darüber in jedem Fall in den Datenschutzhinweisen informiert werden. Ein personenbezogenes Tracking darf nur erfolgen, wenn das nationale Recht dies zulässt oder der Betroffene eingewilligt hat. Erfolgt das Tracking unter einem Pseudonym, so soll dem Betroffenen in den Datenschutzhinweisen eine Widerspruchsmöglichkeit eröffnet werden (Opt-out). Werden bei Webseiten oder Apps in einem registrierungspflichtigen Bereich Zugriffe auf personenbezogene Daten ermöglicht, so sind die Identifizierung und Authentifizierung der Betroffenen so zu gestalten, dass ein für den jeweiligen Zugriff angemessener Schutz erreicht wird.
Maßnahmen zur Erhebung von personenbezogenen Daten auf der Webseite Schützenverein-Obrighoven sind zur Zeit nicht veranlasst.
VI. Übermittlung personenbezogener Daten
Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Empfänger außerhalb des Vereins Schützenverein-Obrighoven oder an Empfänger innerhalb des Vereins unterliegt den Zulässigkeitsvoraussetzungen der Verarbeitung personenbezogener Daten unter Abschnitt V. Der Empfänger der Daten muss darauf verpflichtet werden, diese nur zu den festgelegten Zwecken zu verwenden. Im Falle einer Datenübermittlung von Dritten an das Unternehmen Schützenverein-Obrighoven muss sichergestellt sein, dass die Daten für die vorgesehenen Zwecke verwendet werden dürfen.
VII. Auftragsdatenverarbeitung
Eine Auftragsdatenverarbeitung liegt vor, wenn ein Auftragnehmer mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragt wird, ohne dass ihm die Verantwortung für den zugehörigen Geschäftsprozess übertragen wird. In diesen Fällen ist mit externen Auftragnehmern eine Vereinbarung über eine Auftragsdatenverarbeitung abzuschließen. Dabei behält das beauftragende Unternehmen die Verantwortung für die korrekte Durchführung der Datenverarbeitung. Der Auftragnehmer darf personenbezogene Daten nur im Rahmen der Weisungen des Auftraggebers verarbeiten. Bei der Erteilung des Auftrags sind die nachfolgenden Vorgaben einzuhalten; der beauftragende Fachbereich muss ihre Umsetzung sicherstellen.
1. Der Auftragnehmer ist nach seiner Eignung zur Gewährleistung der erforderlichen technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen auszuwählen. Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen.
2. Der Auftrag ist in Textform zu erteilen. Dabei sind die Weisungen zur Datenverarbeitung und die Verantwortlichkeiten des Auftraggebers und des Auftragnehmers zu dokumentieren.
3. Die vom Beauftragten für den Datenschutz bereitgestellten Vertragsstandards müssen beachtet werden.
4. Der Auftraggeber muss sich vor Beginn der Datenverarbeitung von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers überzeugen. Die Einhaltung der Anforderungen an die Datensicherheit kann ein Auftragnehmer insbesondere durch Vorlage einer geeigneten Zertifizierung nachweisen. Je nach Risiko der Datenverarbeitung ist die Kontrolle gegebenenfalls während der Vertragslaufzeit regelmäßig zu wiederholen.
5. An zahlreichen Stellen der DSGVO finden sich selbstständige datenschutzrechtliche Pflichten, die sich ebenfalls an den Auftrags Verarbeiter richten.
6. Art. 27 Abs. 1 DSGVO: Die Pflicht zur Bestellung eines „Repräsentanten“ trifft auch den Auftrags Verarbeiter.
7. Art. 30 Abs. 2 DSGVO: Der Auftrags Verarbeiter ist zur Führung von Verfahrensverzeichnissen verpflichtet.
8. Art. 31 DSGVO: Die Pflicht zur Zusammenarbeit mit der Datenschutzaufsicht trifft auch den Auftrags Verarbeiter.
9. Art. 32 Abs. 1 DSGVO: Die Pflicht zu technischen und organisatorischen Maßnahmen der Datensicherheit gilt auch für den Auftrags Verarbeiter.
10.Art. 37 Abs. 1 DSGVO: Die Pflicht zur Bestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten trifft auch den Auftrags Verarbeiter.
11.Art. 44 DSGVO: Die Beschränkungen für den Datentransfer in Drittländer sind auch vom Auftrags Verarbeiter zu beachten.
VIII. Rechte des Betroffenen
Jeder Betroffene kann die folgenden Rechte wahrnehmen. Ihre Geltendmachung ist umgehend durch den verantwortlichen Bereich zu bearbeiten und darf für den Betroffenen zu keinerlei Nachteilen führen. Folgendes ist zu beachten:
1. Informationsrecht – Offenlegung
a) Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (ggf. auch des Vertreters)
b) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
c) Zweck und Rechtgrundlage der Verarbeitung
d) Berechtigte Interessen (bei Verarbeitung nach Art. 6 DSGVO)
e) Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern
f) Übermittlung in Drittland oder an internationale Organisation
g) Dauer der Speicherung
h) Bestehen eines Rechts auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und auf Datenübertragbarkeit
i) Bestehen eines Rechts auf Widerspruch der Einwilligung
j) Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
k) Information, ob die Bereitstellung der Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich ist und mögliche Folgen der Nichtbereitstellung
l) Evtl. bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling m) Information über eine mögliche Zweckänderung der Datenverarbeitung
2. Auskunftsrecht
a) Zwecke der Datenverarbeitung
b) Kategorien der Daten
c) Empfänger oder Kategorien von Empfängern
d) Dauer der Speicherung
e) Recht auf Berichtigung, Löschung und Widerspruch
f) Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
g) Herkunft der Daten (wenn nicht bei Betroffenen erhoben)
h) Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
i) Übermittlung in Drittland oder an internationale Organisation a)
3. Recht auf Berichtigung und Löschung
a) Wenn die Speicherung der Daten nicht mehr notwendig ist
b) Wenn der Betroffene seine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen hat
c) Wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden
d) Wenn eine Rechtspflicht zum Löschen nach EU- oder nationalem Recht besteht
IX. Vertraulichkeit der Verarbeitung
Personenbezogene Daten unterliegen dem Datengeheimnis. Eine unbefugte Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung ist den Verarbeitern untersagt. Unbefugt ist jede Verarbeitung, die ein Verarbeiter vornimmt, ohne damit im Rahmen der Erfüllung seiner Aufgaben betraut und entsprechend berechtigt zu sein. Es gilt das Need-to-know-Prinzip: Verarbeiter dürfen nur Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, wenn und soweit dies für ihre jeweiligen Aufgaben erforderlich ist. Dies erfordert die sorgfältige Aufteilung und Trennung von Rollen und Zuständigkeiten sowie deren Umsetzung und Pflege im Rahmen von Berechtigungskonzepten. Verarbeiter dürfen personenbezogene Daten nicht für eigene private oder wirtschaftliche Zwecke nutzen, an Unbefugte übermitteln oder diesen auf andere Weise zugänglich machen. Bei Beginn des Verarbeitungsverhältnisses ist über die Pflicht zur Wahrung des Datengeheimnisses zu unterrichten. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung der Mitgliedschaft fort.
X. Sicherheit der Verarbeitung
Personenbezogene Daten sind jederzeit gegen unberechtigten Zugriff, unrechtmäßige Verarbeitung oder Weitergabe, sowie gegen Verlust, Verfälschung oder Zerstörung zu schützen. Dies gilt unabhängig davon, ob die Datenverarbeitung elektronisch oder in Papierform erfolgt. Vor Einführung neuer Verfahren der Datenverarbeitung, insbesondere neuer IT-Systeme, sind technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten festzulegen und umzusetzen. Diese Maßnahmen haben sich am Stand der Technik, den von der Verarbeitung ausgehenden Risiken und dem Schutzbedarf der Daten zu orientieren. Der Vorstand kann dazu insbesondere seinen Datenschutzbeauftragten zu Rate ziehen. Die technisch-organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten sind Teil des Informationssicherheitsmanagements und müssen kontinuierlich an die technischen Entwicklungen und an organisatorische Änderungen angepasst werden.
XI. Datenschutzkontrolle
Die Einhaltung der Richtlinien zum Datenschutz und der geltenden Datenschutzgesetze muss regelmäßig überprüft werden. Durchführung obliegt dem Datenschutzbeauftragten und weiteren, mit Auditrechten ausgestatteten Vorständen. Die Ergebnisse der Datenschutzkontrollen sind dem Vorstand mitzuteilen. Der Vorstand ist über wesentliche Ergebnisse zu informieren. Die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde kann im Rahmen der ihr nach staatlichem Recht zustehenden Befugnisse auch eigene Kontrollen der Einhaltung der Vorschriften dieser Leitlinie durchführen.
XII. Datenschutzvorfälle
Jeder Verarbeiter soll dem Datenschutzbeauftragten unverzüglich Fälle von Verstößen gegen diese Datenschutzleitlinie oder andere Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten melden. Die für die Funktion oder die Einheit verantwortliche Führungskraft ist verpflichtet, den zuständigen Datenschutzbeauftragten umgehend über Datenschutzvorfälle zu unterrichten. In Fällen von
a) unrechtmäßiger Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte,
b) unrechtmäßigem Zugriff durch Dritte auf personenbezogene Daten, oder
c) bei Verlust personenbezogener Daten
sind die im Verein vorgesehenen Meldungen unverzüglich vorzunehmen, damit nach staatlichem Recht bestehende Meldepflichten von Datenschutzvorfällen erfüllt werden können.
XIII. Verantwortlichkeiten und Sanktionen
Der Vorstand ist verantwortlich für die Datenverarbeitung. Damit ist er verpflichtet sicherzustellen, dass die gesetzlichen und die in der Datenschutzleitlinie enthaltenen Anforderungen des Datenschutzes berücksichtigt werden (z.B. nationale Meldepflichten). Es ist eine Aufgabe des Vorstandes, durch organisatorische, personelle und technische Maßnahmen eine ordnungsgemäße Datenverarbeitung unter Beachtung des Datenschutzes sicherzustellen. Die Umsetzung dieser Vorgaben liegt in der Verantwortung des zuständigen Verarbeiters / Datenschutzbeauftragten. Bei Datenschutzkontrollen durch Behörden ist der Datenschutzbeauftragte umgehend zu informieren.
Der Vorstand ist verpflichtet, den Datenschutzbeauftragten in seiner Tätigkeit zu unterstützen. Die für Geschäftsprozesse und Projekte fachlich Verantwortlichen müssen den Datenschutzbeauftragten rechtzeitig über neue Verarbeitungen personenbezogener Daten informieren. Bei Datenverarbeitungsvorhaben, aus denen sich besondere Risiken für Persönlichkeitsrechte der Betroffenen ergeben können, ist der Datenschutzbeauftragte schon vor Beginn der Verarbeitung zu beteiligen. Dies gilt insbesondere für besonders schutzwürdige personenbezogene Daten. Die Führungskräfte müssen sicherstellen, dass ihre Verarbeiter im erforderlichen Umfang zum Datenschutz geschult werden.
Eine missbräuchliche Verarbeitung personenbezogener Daten oder andere Verstöße gegen das Datenschutzrecht werden in vielen Staaten auch strafrechtlich verfolgt und können Schadensersatzansprüche nach sich ziehen. Zuwiderhandlungen, für die einzelne Verarbeiter verantwortlich sind, können zu strafrechtlichen Sanktionen führen.
XIV. Der Datenschutzbeauftragte
Der Datenschutzbeauftragte als internes, fachlich weisungsunabhängiges Organ wirkt auf die Einhaltung der nationalen und internationalen Datenschutzvorschriften hin. Er ist verantwortlich für die Richtlinien zum Datenschutz und überwacht deren Einhaltung. Der Datenschutzbeauftragte wurde vom Vorstand des Schützenverein-Obrighoven bestellt. Jeder Betroffene kann sich mit Anregungen, Anfragen, Auskunftsersuchen oder Beschwerden im Zusammenhang mit Fragen des Datenschutzes oder der Datensicherheit an den Datenschutzbeauftragten wenden. Anfragen und Beschwerden werden auf Wunsch vertraulich behandelt. Kann der zuständige Datenschutzbeauftragte einer Beschwerde nicht abhelfen oder einen Verstoß gegen Datenschutzleitlinien nicht abstellen, muss zur Abhilfe der Datenschutzverletzung der Vorstand berücksichtigt werden. Anfragen von Aufsichtsbehörden sind immer auch dem Datenschutzbeauftragten zur Kenntnis zu bringen. Der Datenschutzbeauftragte kann wie folgt erreicht werden:
Schützenverein-Obrighoven Datenschutzbeauftragter (DSB) ab 25.10.2024: Constantin Nicolai , Am neuen Busch 2, 46485 Wesel, Mail: constantin-nicolai (@) web.de
Wesel, 29.05.2018
Für den Vorstand:
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Strößer Präsident Dudda DSB
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Nicolai Justiziar